최근 기업 및 기관에서는 인센티브 투어, 글로벌 컨퍼런스, 해외 킥오프, 워크샵 등 다양한 목적으로 해외 기업행사를 준비하고 있습니다. 국내에서 진행할 수 있음에도 해외로 떠나는 이유는 익숙한 업무 공간을 벗어나 구성원들이 새로운 환경에서 시간을 보내면 조직에 대한 몰입도를 높일 수 있기 때문인데요. 뿐만 아니라 글로벌 파트너사나 고객을 초청하는 행사라면 개최 국가와 도시가 기업이 전하고자 하는 메시지를 명확하게 전달하는 역할을 하기도 합니다. 신제품 런칭이라면 해당 시장의 분위기를 직접 경험할 수 있고, 해외 연수나 선진지 견학이라면 현지 산업과 기업을 가까이에서 확인할 수 있다는 장점도 가지고 있죠.
하지만 막상 기업행사를 해외에서 준비해야 하는 상황이 되면 어디서부터 준비해야 하는지가 가장 어려운데요. 국가와 도시, 장소를 선정하는 것은 물론 항공편, 이동 수단, 숙박, 차량, 통역 등 확인해야 하는 범위가 넓습니다. 여기에 참가 인원이 많아지면 감당해야 하는 범위가 늘어나 준비 기간 동안 여러 업무를 관리해야 한다는 부담이 생길 수밖에 없습니다. 그래서 해외 행사는 시작 단계에서부터 목적에 맞춰 전체 행사를 설계해야 하는데요.
이번 글에서는 해외에서 기업행사를 준비할 때 실무자가 꼭 짚어야 할 부분들을 정리하고 실제 진행 사례를 통해 이 고민을 어떻게 풀어갈 수 있는지 살펴보겠습니다.
행사 목적별로 달라지는 준비
해외에서 진행된다고 해도 모든 기업행사가 같은 방식으로 준비되는 것은 아닙니다.
같은 국가를 방문하고 비슷한 인원이 움직이더라도 그 안의 구성은 저마다 달라져야 합니다.
우수 직원이나 파트너사를 위한 인센티브 투어(포상 여행)라면 참가자의 만족도가 무엇보다 중요한 행사이므로 '보상'이라는 의미가 충분히 전달될 수 있어야 합니다. 숙박, 식사, 관광, 갈라디너 등 전반적인 환경의 수준이 높아야 하고, 참가자들이 편안하게 시간을 보낼 수 있도록 여유로운 일정으로 설계해 만족도를 높이는 방향으로 준비해야 합니다.
워크샵이나 팀빌딩이라면 구성원이 함께 참여할 수 있는 프로그램으로 구성해 현지 문화 체험이나 액티비티를 적극적으로 활용해야 합니다. 참가 인원과 연령대, 이동 거리, 안전 관리, 네트워킹까지 고려해 구성원 간의 거리를 좁히고 색다른 경험을 할 수 있는 환경을 조성하는 것이 가장 중요합니다.
그 밖에도 글로벌 컨퍼런스와 세미나는 세심한 운영을 중심으로 준비해야 하고, 신제품 런칭은 시장과 브랜드를 연결하는 공간 구성을 중심으로 준비해야 하는데요. 같은 예산, 장소, 인원이더라도 행사의 목적이 다르면 현지에서 진행해야 하는 방향성과 우선순위가 달라지기 때문에 내용보다 행사를 통해 무엇을 이루고 싶은지를 명확하게 정의하는 것이 해외 기업행사를 성공적으로 이끄는 방법입니다.
현장 운영과 대처, 어떻게 준비해야 할까?
행사의 방향이 정해졌다면 그다음으로는 실행을 위한 준비가 필요한데요. 해외 행사가 국내 행사보다 진행하기 까다로운 이유는 현장에서 변수가 발생했을 때 얼마나 빠르게 대처할 수 있는지에 성패가 달려 있기 때문입니다.
기상 악화, 현지 교통과 인프라 문제, 안전사고, 정치적 이슈로 인한 일정 변동 등 해외 행사는 국내에서 진행하는 행사보다 다양한 변수에 노출되어 있는데요. 이러한 리스크는 한 영역에서만 발생하는 것이 아니기 때문에 각기 다른 업체를 통해 따로 진행되면 사고가 발생했을 때 책임 소재와 대응 속도가 늦어질 수밖에 없습니다. 이런 부분까지 안정적으로 관리하기 위한 대안이 바로 하나의 행사 대행업체와 함께 진행하는 것인데요.
행사 대행업체는 기획 단계에서부터 전체 일정을 하나로 설계해
행사가 안정적으로 흘러갈 수 있도록 준비합니다.
행사 전에 예상할 수 있는 상황을 미리 점검하고 대체 일정과 대처 방안을 준비해두어 현장에서도 빠르게 대응할 수 있습니다. 담당자로서도 전문 대행사와 함께 준비하면 전체 업무를 한 곳에서 관리할 수 있어 내부 의사결정과 참가자 커뮤니케이션, 행사 본연의 목적에 집중할 수 있고 그만큼 업무 부담도 줄어들게 되죠.
대행사와 함께한다고 해서 변수가 사라지는 것은 아니지만 문제가 생겼을 때 즉각적으로 대응할 수 있는 체계가 있는지 없는지는 결과적으로 큰 차이를 만듭니다.
사례로 보는 해외기업행사
모엔에서 진행했던 실제 사례 중 하나는 한 기업에서는 우수 파트너사를 대상으로 한 동남아시아 인센티브 투어를 준비하며 현지 교통 인프라와 우기 일정이 겹치는 문제를 안고 있었습니다.
현지 도로 상황이나 대체 루트를 파악하기 어려운 상황이었지만 사전 현지답사와 대체 시나리오 수립을 통해 우천 시 실내 프로그램으로 전환할 수 있는 이원화된 일정을 마련했고, 참가자 명단과 담당 인력을 사전에 배정해 현장에서 상황을 바로 확인할 수 있도록 운영 계획을 세웠는데요.
우천 대비 실내 프로그램과 대체 이동 루트를 사전에 확보해 두면 현장에서의 변수도 준비된 선택지로 변경됩니다.
그 결과 실제 행사 당일 예보에 없던 소나기가 내렸지만 큰 차질 없이 일정을 소화할 수 있었고, 참가자들은 계획된 일정에 맞춰 대체 프로그램을 이어갈 수 있었습니다.
이처럼 해외 행사의 성패는 화려한 프로그램보다 예측할 수 있는 변수를 얼마나 꼼꼼하게 준비해 두었는지에 따라 운영의 완성도가 갈리는 경우가 많습니다.
해외에서 진행하는 기업행사는 구성원에게 새로운 경험을 제공하고 기업이 전하고자 하는 메시지를 인상적으로 보여줄 기회입니다. 그만큼 여러 업무를 검토해야 하는 프로젝트이기 때문에 내부의 담당자가 전체를 진행하기에는 한계가 있는데요. 기업마다 행사 목적과 참가 인원, 예산, 원하는 프로그램이 다르므로 정해진 일정표를 그대로 적용하기보다 조직에 맞는 방식으로 진행하는 것이 중요합니다.
해외기업행사를 준비하면서 어디서부터 시작해야 할지, 현지 리스크를 어떻게 관리해야 할지 고민이 된다면 모엔과 함께 준비해 보세요. 기획 단계의 목적 설정부터 현지 실행, 돌발 상황 대응까지 함께 고민하는 파트너가 있다면 준비 과정 전반을 경험이 풍부한 전문가와 체계적으로 관리할 수 있습니다.
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